Polityka prywatności

Obowiązuje od 28 lipca 2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego INKY dostępnego pod adresem www.inkycosmetics.com, w szczególności podczas przeglądania strony, składania i realizacji zamówień, korzystania z konta klienta, kontaktowania się ze Sklepem oraz zapisu do newslettera.

Używane w dokumencie określenie RODO oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Maximus Solaria Sp. z o.o., KRS: 0000945663, NIP: 5842636178, REGON: 220531780.

Adres do kontaktu w sprawach związanych ze Sklepem i ochroną danych osobowych: ul. Kwiatowa 3, 84-207 Bojano, Polska. E-mail: shop@inkycosmetics.com.

2. Jakie dane przetwarzamy

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze Sklepu.

Podczas składania i realizacji zamówienia możemy przetwarzać imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, adres rozliczeniowy oraz informacje dotyczące zamówionych produktów, wybranego sposobu dostawy i płatności, wartości i statusu zamówienia, a także jego późniejszego zwrotu, anulowania lub reklamacji.

Jeżeli zakup jest dokonywany w związku z działalnością gospodarczą, możemy również przetwarzać nazwę firmy, jej adres, numer NIP lub inny numer identyfikacji podatkowej oraz dane osoby składającej zamówienie w imieniu firmy.

W związku z płatnością przetwarzamy informacje niezbędne do potwierdzenia i rozliczenia transakcji, w szczególności wybrany sposób płatności, status transakcji i jej identyfikator. Szczegółowe dane instrumentu płatniczego, takie jak pełny numer karty, są co do zasady przetwarzane przez operatora płatności, a nie bezpośrednio przez Maximus Solaria.

Jeżeli użytkownik utworzy dobrowolne konto klienta, możemy przetwarzać jego dane profilowe, zapisane adresy, historię i status zamówień oraz ustawienia konta. Założenie konta nie jest obowiązkowe do dokonania zakupu.

Jeżeli użytkownik kontaktuje się ze Sklepem, przetwarzamy dane i informacje zawarte w korespondencji, w tym informacje potrzebne do udzielenia odpowiedzi, obsługi zamówienia, zwrotu, reklamacji albo innej zgłoszonej sprawy.

Podczas korzystania ze strony mogą być automatycznie zbierane dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce, data i czas wizyty, logi techniczne, identyfikatory plików cookie oraz informacje dotyczące sposobu korzystania ze Sklepu, koszyka i procesu składania zamówienia.

3. Skąd otrzymujemy dane

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od użytkownika, gdy składa zamówienie, zakłada konto, zapisuje się do newslettera, kontaktuje się z nami albo korzysta z formularzy dostępnych w Sklepie.

Część danych jest zbierana automatycznie podczas korzystania ze strony za pomocą plików cookie, logów i podobnych technologii.

Możemy również otrzymywać dane od Shopify, operatorów płatności, firm kurierskich oraz innych usługodawców uczestniczących w obsłudze Sklepu i realizacji zamówienia.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane podane podczas składania zamówienia przetwarzamy w celu podjęcia działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy, przyjęcia i realizacji zamówienia, obsługi płatności, przygotowania i dostarczenia produktów, kontaktu dotyczącego realizacji zamówienia oraz obsługi zwrotów i reklamacji.

Podstawą prawną tego przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy.

Dane związane z fakturami, księgowością, podatkami oraz obowiązkami wynikającymi z przepisów konsumenckich przetwarzamy w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane mogą być również przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa Sklepu i płatności, przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom, diagnozowania błędów technicznych, prowadzenia wewnętrznej administracji, zabezpieczenia dowodów oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli użytkownik utworzy konto klienta, dane przetwarzamy w celu prowadzenia tego konta, udostępnienia historii zamówień oraz umożliwienia korzystania z jego funkcji. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli wykonanie umowy o prowadzenie konta.

5. Obowiązkowość podania danych

Podanie danych oznaczonych jako wymagane podczas składania zamówienia jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy, w tym do obsługi płatności, przygotowania dokumentów sprzedaży oraz dostarczenia zamówienia. Niepodanie wymaganych danych uniemożliwi złożenie lub realizację zamówienia.

Podanie danych potrzebnych do utworzenia konta klienta jest dobrowolne. Zamówienie można złożyć bez zakładania konta.

Zapis do newslettera oraz wyrażenie zgody na opcjonalne pliki cookie i podobne technologie są dobrowolne. Brak zgody nie wpływa na możliwość dokonania zakupu.

6. Newsletter i komunikacja marketingowa

Zapis do newslettera jest dobrowolny. W celu jego wysyłania przetwarzamy przede wszystkim adres e-mail podany podczas zapisu.

Newsletter może zawierać informacje o produktach, kolekcjach, promocjach, wydarzeniach oraz działalności marki INKY.

Jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na komunikację marketingową, możemy również wysyłać wiadomości przypominające o produktach pozostawionych w koszyku albo o niedokończonym procesie składania zamówienia.

Podstawą przetwarzania danych w celu wysyłania newslettera i innych wiadomości marketingowych jest zgoda użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, korzystając z linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości marketingowej albo kontaktując się z nami. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.

Rezygnacja z newslettera nie wpływa na możliwość otrzymywania wiadomości niezbędnych do realizacji zamówienia, płatności, dostawy, obsługi konta, zwrotu lub reklamacji.

7. Analityka, personalizacja i reklama

Sklep może korzystać z opcjonalnych narzędzi analitycznych, personalizacyjnych i reklamowych. Mogą one służyć do mierzenia ruchu, analizowania sposobu korzystania ze strony, oceny skuteczności kampanii oraz dopasowywania treści i reklam do potencjalnych zainteresowań użytkowników.

W zależności od aktualnej konfiguracji Sklepu narzędzia te mogą być dostarczane przez operatorów wyszukiwarek internetowych, serwisów społecznościowych, platform reklamowych i usług analitycznych.

Opcjonalne narzędzia są uruchamiane zgodnie z wyborem dokonanym przez użytkownika w banerze plików cookie lub w panelu „Ustawienia prywatności”.

Użytkownik może zaakceptować wszystkie opcjonalne technologie, odrzucić je albo samodzielnie wybrać ich kategorie. Swój wybór może później zmienić w ustawieniach prywatności dostępnych w Sklepie.

Jeżeli użytkownik zaakceptuje technologie marketingowe, informacje dotyczące jego aktywności mogą być wykorzystywane do tworzenia grup odbiorców oraz dopasowywania treści lub reklam. Może to stanowić profilowanie marketingowe.

Nie podejmujemy wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

8. Pliki cookie i podobne technologie

Sklep korzysta z plików cookie i podobnych technologii.

Niezbędne pliki cookie umożliwiają prawidłowe i bezpieczne działanie Sklepu, w szczególności obsługę koszyka, zapamiętanie wybranego kraju lub języka, logowanie do konta, realizację płatności oraz ochronę przed nadużyciami. Technologie niezbędne do wykonania usługi żądanej przez użytkownika mogą działać bez jego dodatkowej zgody.

Opcjonalne pliki cookie mogą służyć do analityki, personalizacji i marketingu. Są uruchamiane zgodnie z wyborem użytkownika dokonanym w banerze plików cookie.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić swoją decyzję, korzystając z linku „Ustawienia prywatności” dostępnego w Sklepie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aktualnie dostępne kategorie technologii oraz możliwość zarządzania nimi są prezentowane w banerze i panelu ustawień prywatności.

9. Komu możemy przekazywać dane

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które pomagają nam prowadzić Sklep i realizować zamówienia, w zakresie związanym ze świadczeniem przez nie usług.

Mogą to być w szczególności dostawcy platformy e-commerce i hostingu, operatorzy płatności, banki, firmy kurierskie i operatorzy punktów odbioru, dostawcy systemów sprzedażowych, magazynowych, CRM, ERP i fakturowych, dostawcy narzędzi newsletterowych, analitycznych i reklamowych, firmy zapewniające obsługę informatyczną i techniczną, a także podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe, audytorskie lub prawne.

Dane mogą być również przekazywane organom publicznym, jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie mogą wykorzystywać je wyłącznie w zakresie wynikającym z zawartych umów, naszych poleceń i obowiązujących przepisów.

10. Shopify

Sklep jest prowadzony przy wykorzystaniu platformy Shopify, która zapewnia infrastrukturę techniczną potrzebną do działania strony, obsługi zamówień, płatności, kont klientów, bezpieczeństwa oraz funkcji związanych z prywatnością.

Dane przekazywane za pośrednictwem Sklepu są przetwarzane przez Shopify i jego podwykonawców w zakresie potrzebnym do świadczenia usług na rzecz Maximus Solaria.

W zależności od aktualnie włączonych funkcji Shopify może również przetwarzać niektóre dane jako odrębny administrator i samodzielnie określać cele oraz sposoby ich wykorzystania, w szczególności w ramach własnych lub rozszerzonych usług Shopify.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Shopify oraz sposobu realizacji praw wobec Shopify są dostępne w Polityce prywatności konsumentów Shopify oraz w Portalu prywatności Shopify.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii, usług chmurowych, płatności, marketingu, analityki lub reklamy mogą przetwarzać dane w państwach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dane są przekazywane poza EOG, odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych przez prawo, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony, standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską albo innych zgodnych z prawem zabezpieczeń.

Informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

12. Jak długo przechowujemy dane

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przepisami albo potrzebny do ochrony przed roszczeniami.

Dane dotyczące zamówień, płatności i dokumentów sprzedaży są przechowywane przez okres wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych i konsumenckich.

Dane konta klienta są przechowywane do czasu jego zamknięcia, a następnie w zakresie wymaganym przez przepisy lub potrzebnym do ochrony roszczeń.

Dane dotyczące zwrotów, reklamacji i korespondencji są przechowywane do zakończenia danej sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia możliwych roszczeń.

Dane wykorzystywane do wysyłania newslettera są przetwarzane do czasu wycofania zgody lub rezygnacji. Po rezygnacji możemy zachować ograniczoną informację o wycofaniu zgody, aby wykazać jej prawidłową obsługę i zapobiec dalszej wysyłce.

Dane techniczne, logi bezpieczeństwa oraz informacje zapisywane za pomocą plików cookie są przechowywane przez okres wynikający z ich przeznaczenia, ustawień technicznych i wyborów dokonanych przez użytkownika.

13. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługują, w zakresie przewidzianym przez RODO: prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii, prawo sprostowania danych, prawo usunięcia danych, prawo ograniczenia przetwarzania, prawo przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz prawo wycofania udzielonej zgody.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności przetwarzania. Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z obowiązujących przepisów, w szczególności gdy dalsze przechowywanie danych jest wymagane prawem albo potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu realizacji praw należy skontaktować się z nami pod adresem shop@inkycosmetics.com. Możemy poprosić o dodatkowe informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

14. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu ochrony danych osobowych.

Skargę można złożyć w szczególności do organu nadzorczego w państwie Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w którym osoba ma zwykłe miejsce zamieszkania, miejsce pracy albo w którym miało dojść do naruszenia.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Klient mieszkający lub pracujący w innym państwie UE albo EOG może zwrócić się do organu ochrony danych działającego w tym państwie.

15. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dostosowane do rodzaju przetwarzanych danych, sposobu ich wykorzystania oraz związanego z tym ryzyka.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

Żadna metoda przesyłania lub przechowywania danych nie zapewnia całkowitego bezpieczeństwa. Użytkownik nie powinien przesyłać zwykłą pocztą elektroniczną informacji, które nie są potrzebne do obsługi jego sprawy.

16. Linki do stron zewnętrznych

Sklep może zawierać linki do stron, serwisów społecznościowych lub usług prowadzonych przez inne podmioty.

Po przejściu do zewnętrznego serwisu zastosowanie mają zasady prywatności określone przez jego operatora. Maximus Solaria nie odpowiada za sposób przetwarzania danych przez niezależnych właścicieli stron zewnętrznych.

17. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, sposobu działania Sklepu, wykorzystywanych technologii lub usług, celów przetwarzania albo kategorii podmiotów otrzymujących dane.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie publikowana w Sklepie wraz z datą rozpoczęcia jej obowiązywania.

Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływać na prawa użytkowników lub sposób wykorzystywania ich danych, poinformujemy o niej w sposób wymagany przez obowiązujące przepisy.

18. Kontakt

Pytania dotyczące Polityki prywatności, przetwarzania danych lub realizacji praw można kierować na adres shop@inkycosmetics.com lub pisemnie na adres Maximus Solaria Sp. z o.o., ul. Kwiatowa 3, 84-207 Bojano, Polska.